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Événements

Trousse de justification

 

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TÉLÉCHARGER LA TROUSSE D'OUTILS

Astuces générales

La plupart des organismes doivent composer avec diverses contraintes budgétaires. Vous devrez donc faire valoir les avantages d'une participation à l'AGSP 2017 de Winnipeg. Voici quelques facteurs entrant en ligne de compte à cet égard :

  • Soyez précis. Insistez principalement sur ce que vous rapporterez à votre organisation (rendement sur le capital investi).
  • Propagez la nouvelle. Offrez de préparer et donner une courte présentation à vos collègues à votre retour et de répondre à leurs questions. De cette façon, les autres pourront aussi profiter de votre participation.
  • Partagez avec vos collègues le programme d'apprentissage et les documents distribués par les conférenciers et conférencières. En tant que participant, vous jouirez d'un accès illimité au matériel offert par les conférenciers et conférencières.
  • Insistez sur le temps gagné et les économies à réaliser. Si vous travaillez pour obtenir ou maintenir une désignation comptable, rappelez à votre superviseur qu'avec l'AGSP, vous pouvez d'un seul coup accumuler jusqu'à 15 heures de PPC. Il est aussi moins coûteux de participer à l'AGSP que de s'inscrire à des conférences individuelles, sans compter que vous passerez moins de temps en dehors du bureau.
  • Soyez préparé. Remettez à votre superviseur un plan où vous indiquerez le nom de la personne qui assumera vos responsabilités pendant votre absence.
  • Recherchez des tarifs moins élevés. Assurez-vous de vérifier la page d'inscription pour voir si vous êtes admissible à un rabais quelconque (l'inscription hâtive peut vous faire économiser 25 $).

 

Calculer le rendement sur le capital investi

Comme gestionnaire, comment proposez-vous l'allocation de ressources au sein de votre organisation? Vous devez comprendre deux éléments pour prendre des décisions :

  • Les dépenses (le « capital investi »)
  • Le rendement sur le capital investi

On décrit dans le présent article des outils conviviaux pour vous aider à calculer le capital à investir ainsi que son rendement.

Comprendre vos dépenses liées à l'apprentissage

Un certain nombre de facteurs ont une incidence sur les dépenses qui seront engagées pour participer à un événement. Servez-vous de la Feuille de dépenses suivante pour créer un estimé des coûts de participation à l'AGSP 2017.

Feuille de dépenses

Dépense Ligne directrice Coût

Frais d'inscription à la séance d'apprentissage

Économisez 25 $ si vous vous inscrivez d'ici le 1er mai 2017. Les participants peuvent choisir de participer à une seule journée (au lieu de deux), ce qui permet de réaliser des économies supplémentaires!

$
Billet d'avion
L'AGSP 2017 se tient dans la magnifique ville de Winnipeg, qui est desservie par les compagnies aériennes Air Canada et WestJet.
$

Hébergement

L'hôtel Radisson centre-ville Winnipeg
288 avenue Portage
Winnipeg, MB R3C 0B8

Tarif spécial de 149 $ (plus taxes) pour les participants à l'AGSP. Accès à Internet gratuit. Navette offerte sans frais par l'hôtel pour les déplacements de moins 10 km.

$
Remboursement du kilométrage

Partagez un taxi avec d'autres participants de l'AGSP (coût d'environ 20$ pour se rendre à l'hôtel en provenance de l'aéroport). L'hôtel Radisson offre aussi un service de navette sans frais pour aller et venir de l'aéroport. Réservez d'avance en appelant le concierge de l'hôtel au 204-956-0410. Assurez-vous d'avoir en main vos numéros de vols pour faire votre réservation.

$
Remboursement des frais de stationnement

Le stationnement libre-service pour les clients de l'hôtel Radisson coûte 15 $ par jour, tandis que le service de valet coûte 20 $ par jour (entrées et sorties illimitées). Le tarif du stationnement pour les gens ne demeurant pas à l'hôtel est d'au maximum 12 $ par jour (pour la période de 6h à 18h) et de maximum 8 $ pour la nuit (18h à 6h du matin), sans privilèges d'entrées et sorties.

$
Repas Le petit-déjeuner complet et ainsi que le dîner sont inclus pour les 2 jours de l'AGSP. 0,00 $
TOTAL xx,xx $

Comprendre les bénéfices d'une telle activité

Soyons honnêtes : Il est très difficile de quantifier plusieurs des avantages d'une participation à des ateliers de formation. Les experts s'entendent pour dire que le principal avantage réside en l'occasion de faire du réseautage. À quel autre endroit pourrait-on trouver de nombreux contacts des secteurs public et privé qui sont aux prises avec les mêmes dossiers que sa propre organisation? Existe-t-il des solutions que vous ne connaissez pas? Même si le réseautage est sans contredit le volet le plus important de la formation, il est aussi celui auquel il est le plus difficile d'apposer une valeur quantifiable.

Lorsque vous proposez des ateliers de formation à faire approuver et demandez du financement, ne mentionnez pas à quel point vous souhaitez y aller :  Insistez plutôt sur ce que vous rapporterez à l'organisation comme résultat, donc le rendement sur le capital que celle-ci aura investi.

Voici quelques détails particuliers que vous devrez spécifier :

  • Contenu de la séance. Quelles sont les séances de formation qui se rapportent tout particulièrement au travail de votre organisation? Indiquez les nouveaux outils, les technologies et les processus sur lesquels vous pourriez vous renseigner au cours des séances de formation.
  • Représentants des vendeurs. Y aura-t-il à l'événement des exposants qui offrent des outils que vous utilisez ou que vous évaluez actuellement pour une utilisation potentielle future ? Pourrez-vous comparer des outils concurrentiels? (Oui ! L'AGSP est fier d'annoncer qu'il y aura plusieurs exposants sur place pour vous montrer les toutes dernières trouvailles dans le domaine.)
  • Pratiques exemplaires. Y aura-t-il des séances de formation dans des domaines qui profiteraient sur-le-champ à votre équipe? (Oui ! Le programme de l'AGSP 2017 comprend des séances d'apprentissage qui traiteront de la croissance et de la productivité telles : la collaboration et le rôle stratégique des finances; cultiver et soutenir la créativité; les partenariats avec la collectivité; les finances et de l'approvisionnement; et, les perspectives socio-économiques... parmi d'autres.)
  • Formation. Y aura-t-il des ateliers qui visent à enseigner aux participants une compétence particulière ou qui aideront votre équipe à relever des défis actuels ou de demain? (Oui ! En plus des multiples présentations plénières et d'un groupe de discussion tout à fait unique, l'AGSP 2017 offre 2 séances simultanées chacun de ses 2 jours… plus particulièrement un atelier en 2 parties le lundi sur ce qui rend les leaders et le personnel flexibles, versatiles et créatifs, suivi de son semblable le mardi portant sur comment on cultive, soutien et développe cette adaptabilité de façon créative…  la clé d'un mentorat réussi!)

Quantifier les avantages

Pour obtenir les meilleurs résultats, vous devez décrire clairement le lien entre les besoins en connaissances de votre organisation et le programme de formation. NE PRÉSUMEZ PAS que votre gestionnaire fera automatiquement ce lien.

La Feuille des avantages i-dessous vous aidera à mettre l'accent sur les avantages. Servez-vous de tous les arguments qui s'appliquent à votre organisation et à votre formation particulières et laissez tomber le reste.

Feuille des avantages

Les avantages pour votre organisation Besoins particuliers et les séances de formation qui répondent à ce besoin
Avantages liés au réseautage Cette formation permettra à [noms des membres de l'équipe] de faire du réseautage avec d'autres professionnels et fournisseurs du domaine. Nous pourrons nous faire une idée des outils, des technologies et des processus à notre disposition et entendre de nouvelles idées.
Consolidation d'équipe (si vous envoyez une grande partie de votre groupe) Cette formation contribuera à promouvoir le travail d'équipe, sera l'occasion pour les membres de l'équipe de discuter des outils, des technologies et des processus et de la façon dont nous pourrions les appliquer à notre organisation pour améliorer nos produits d'information, le déroulement du travail et les processus.
Outils actuels  
Exploration des outils de demain  
Technologies actuelles  
Exploration des technologies de demain  
Processus actuels  
Exploration des processus de demain  
Fournisseurs avec des outils et des technologies que vous explorez déjà p. ex. BMO Groupe financier

 

Lettre à un superviseur en matière de formation

Cette lettre-type peut servir à expliquer les avantages à tirer du 30e Atelier sur la gestion du secteur public intitulé « Collaboration • Croissance • Continuité », y compris comment cet événement d'apprentissage fera de vous un meilleur employé et aidera à faire progresser votre organisation.

Ce modèle générique vous mettra sur la bonne voie, mais vous pourrez l'adapter à vos besoins particuliers et à ceux de votre organisation.

Exemple de lettre
 

 

Cher [nom du superviseur,]

J'aimerais participer à l'Atelier sur la gestion du secteur public (AGSP 2017) de l'Institut de la gestion financière intitulé « Collaboration • Croissance • Continuité », [INDIQUER le lundi 29 mai; le mardi 30 mai; OU les 29 et 30 mai 2017] à Winnipeg. Cet événement d'apprentissage me permettra de participer à un certain nombre de séances d'apprentissage et de perfectionnement professionnel qui sont directement applicables à mon travail et me permettra de m'entretenir avec divers experts en gestion financière et des collègues d'autres ministères provinciaux, de la fonction publique fédérale et des municipalités de la région.

Nombre des présentations sont adaptées à la [INDIQUER votre fonction principale ici, par exemple : la comptabilité, la vérification comptable, les finances, la gestion de programmes, etc.] et donnent de l'information sur la façon d'offrir des analyses, des conseils et une orientation stratégique. Je cherche à obtenir du financement pour participer à cet événement de formation, y compris les frais d'inscription et les frais de déplacement. J'ai joint ci-dessous un exposé détaillé des frais à prévoir.

Après avoir examiné le programme de formation, j'ai trouvé un certain nombre de séances de formation qui me permettront d'acquérir des connaissances et de mieux comprendre ce qu'il faut pour améliorer nos processus financiers. Les présentations sont données par des experts du domaine et des collègues qui sont aux prises avec des défis semblables. J'ai choisi chacune de ces présentations parce qu'elles étaient directement liées à un dossier qui nous préoccupe actuellement au sein de l'organisation. Obtenir l'information dans le cadre d'un séminaire réduira énormément le temps et les coûts que [nom de votre organisation] aurait normalement à débourser pour faire des recherches à ce sujet.

[Vous devrez insérer les descriptions de séances qui se rapportent le plus à vos propres responsabilités. Choisissez parmi les suivantes :

  • COMMUNICATIONS ET ÉCRITURE
  • FAVORISER ET MAINTENIR LA CRÉATIVITÉ DANS LE LIEU DE TRAVAIL
  • LES PARTENARIATS AVEC LA COLLECTIVITÉ ET LES EFFETS SUR L'ITINÉRANCE
  • LA COLLABORATION ET LE RÔLE STRATÉGIQUE DES FINANCES
  • FINANCES ET APPROVISIONNEMENT - SURMONTER LES DIFFÉRENCES
  • INTRODUCTION À LEAN
  • FAVORISER ET AMÉLIORER LA CAPACITÉ D'ADAPTATION DANS LES MILIEUX ORGANISATIONNELS
  • PERSPECTIVES SOCIO-ÉCONOMIQUES]

J'aurai la chance d'entendre des leaders très respectés du secteur public, y compris Bill Matthews, Contrôleur général du Canada; Susanne Robertson, Chef des opérations financières au Musée canadien pour les droits de la personne; Mark Rodgers, Président-directeur général d'Habitat pour l'humanité Canada; Larisa Wydra, Directrice, Direction de l'information et de la stratégie corporative, Division des services ministériels à Infrastructure Manitoba; David Coopsammy, Gestionnaire, Initiatives stratégiques à Infrastructure Manitoba; Tyler Markowsky, Économiste de la ville de Winnipeg et Sharon O'Leary, qui est Certified Integral Master CoachMC.

<À inclure si vous avez une désignation de comptabilité professionnelle>

Puisque que je suis titulaire d'une désignation professionnelle [INDIQUER CPA, CA, CMA, ou CGA], l'AGSP 2017 est un événement d'apprentissage admissible relativement aux exigences en matière de FPC pour l'année civile. Ces exigences visent à soutenir la compétence professionnelle et à améliorer l'engagement envers l'apprentissage à vie. L'AGSP contribuera pour [INDIQUER le nombre d'heures de FPC en fonction du nombre de jours de participation. Le jour 1 contribue pour 7,5 et le jour 2 contribue pour 7,5 heures; jusqu'à 15 heures pour l'événement d'apprentissage au complet] heures envers mes obligations en matière de FPC.

<Il faudra ajuster les chiffres à l'intérieur des parenthèses ci-dessous selon le prix en vigueur. Les frais de déplacement varient aussi et devront être modifiés selon vos coûts réels.>

Les frais de déplacement et de formation sont de [xxxx $]. J'obtiendrai pour notre [nom de la direction] un rabais de 25 $ en m'inscrivant en ligne avant la date d'inscription hâtive du 1er mai 2017.
<Vous devrez insérer vos coûts de déplacement à cet endroit.>
Voici un descriptif détaillé des frais de participation à l'atelier :
Billet d'avion aller-retour : [xxxx $]
Transport : [xxxx $]
Hôtel : [xxxx $] (tarif spécial pour l'atelier de 149 $ par nuitée)
Repas : [xxxx $] (le petit-déjeuner complet ainsi que le dîner sont inclus pour les 2 jours de l'AGSP)
Frais d'inscription : [xxxx $]

Les frais totaux pour participer à cet événement d'apprentissage sont les suivants : [xxxx $]

L'occasion pour moi d'établir de meilleures relations professionnelles et d'approfondir mes connaissances dans des domaines particuliers de [votre domaine de spécialisation] fait de ma participation à l'AGSP 2017 de l'igf*fmi intitulé « Collaboration • Croissance • Continuité » un investissement judicieux qui portera fruit pour [nom de l'organisation.] On constate en faisant des recherches que des conférences semblables où sont invités des conférenciers de cette trempe coûtent facilement 1 500 $ par jour. L'AGSP 2017 est donc très avantageux et sera une excellente occasion d'apprentissage à ajouter à mon plan de développement personnel (PDP).

Je vous remercie d'avance d'étudier cette demande de participation à cette activité d'apprentissage.



Salutations,

 


[Votre nom]